¡Reunión en cinco minutos!
He asistido a reuniones de todo tipo. Las que se convocan en cinco minutos para tratar temas triviales. Las que duran tres horas en las que se dan vueltas y vueltas a los mismos temas. Las de los viernes a última hora. Las que se hacen porque lo pone el planning. Y un etcétera tan largo como la imaginación de las personas.
Después se sale de la reunión y nadie recuerda lo que se habló, nadie sabe lo que tiene que hacer y todos piensan que alguien lo habrá apuntado. Error.
Las reuniones son muy necesarias para el correcto funcionamiento de los proyectos. Pero mal usadas se convierten en un lastre. No hay una sólo forma correcta de hacer una reunión, sobre todo porque depende de muchos factores y además “cada maestrillo tiene su librillo”. Os contaré como las hago yo.
Normalmente el responsable del proyecto o de un proceso organiza una reunión. Esta debe estar dada de alta en algún sistema al que tengan acceso todos los participantes. Suelen ser aplicaciones usadas para diversos temas (gestiones de cambios, documentación, procesos, proyectos, etc.). Se registra con suficiente antelación en la aplicación (si esta no manda correo después del registro a todos los participantes, habrá que hacerlo a mano mediante Email), con una serie de datos sumamente importantes:
- Proyecto
- Prioridad
- Día
- Hora de inicio
- Hora de fin
- Lugar
- Participantes (nombres, cargos, roles)
- Puntos a debatir
- Moderador
- Documentación
Esto es sólo un ejemplo, se deben de poner tantos puntos como necesitemos. Pero si es importante que aparezcan estos diez, como mínimo. Por destacar algunos a los que no se les suele dar importancia, os comento que la hora de inicio y sobre todo la hora de finalización de la reunión son de suma importancia. Suele ser normal, sobre todo cuando las reuniones no se moderan, que la hora de fin se alargue. Esto es un gran fallo, ya que además de no tratar cada tema en su justa medida, se interfiere en el horario de trabajo de los participantes en la reunión. Es de fácil solución si el moderador tiene claro el tiempo de cada tema, la documentación existente y su prioridad.
Otra de las cosas importantes a tener en cuenta es crear un acta de reunión inmediatamente después de su finalización y mandarla a todos los participantes para su aprobación, este suele ser trabajo del moderador. Con esto conseguimos dejar por escrito los acuerdos conseguidos en la reunión y los procesos necesarios, así como sus responsables. Después de recibir el “OK” de los participantes y sus correcciones, si las hubiera, habrá que volver a mandar el acta de reunión aprobada y corregida para que todos los participantes la tengan. Si la aplicación que hemos utilizado tiene la posibilidad de registrar también el acta, será una mejor solución.
No es un problema hacer una reunión de tres horas si es necesario, como tampoco es un problema hacerla de cinco minutos para el control de una actividad. Todo esto es válido si se siguen las normas establecidas.
Es una buena idea hacer una reunión corta al principio de cada día, por equipos, para dejar claro el trabajo diario, el prioritario y los hitos que debemos alcanzar. Y para todo esto no necesitamos más de diez minutos.
También es necesario una reunión semanal, sin contar con las de ámbito prioritario (como he comentado en otras ocasiones, hay que definir muy bien la prioridad e incluir participantes en esas reuniones con esa categoría de prioridad).
En las reuniones de jefes de equipo, de proyecto, procesos, etc. será necesario, después de la misma y con el acta de reunión definitiva, informar a los equipos correspondientes. Esto será trabajo de los jefes citados.
Este tema es muy amplio, pero os dejo una base donde empezar a trabajar.
No conviertas una herramienta útil en una pérdida de tiempo.